Деятельность по обеспечении сохранности БФ в Беларуси должны носить комплексный характер. Следует задействовать различные организации и структуры, и обеспечении безопасности следует рассматривать в нескольких аспектах, а именно как уже говорилось:
- технологический аспект (обеспечение правильной организации использования документа)
- правовой (обеспечение юридической защиты документа от посягательств на его целостность и существование в общественном пользовании)
- нормативный (установление необходимых параметров физического воздействия на документ с целью недопущения необратимых разрушающих изменений)
- организационно-методический и пропагандистский (координация деятельности фондодержателей по обеспечению использования и сохранения единственных экземпляров, обучение персонала, обучение читателей, работа с пользователями)
- технический (разработка и обеспечение библиотек необходимыми техническими средствами).
Необходимо создание страхового фонда. Для редких документов и наиболее ценных следует создать электронную версию. Там где невозможно сканирование, нужно провести фотографирование. Здесь опять же необходимо оборудование, но все опять же, все зависит от финансирования.
Меры по сохранности фондов нужно вести еще на стадии комплектования, защитную функцию которого выполняет простановка инвентарных номеров на документах, наклейка экслибриса, проставление штампа и др. На стадии хранения фонда необходимо периодически проверять целостность документов в фонде. Выявлять те, которые нуждаются в ремонте, реставрации, переплете и т. д.
Большой проблемой остается утрата и порча документов из фонда пользователями библиотеки (несвоевременный возврат, утеря или присвоение документа, т. е. невозврат его в библиотеку и т. д.). Эту проблему сегодня можно решать с помощью противокражных устройств. Установление специальных электронных проходных систем, которые имеют высокую чувствительность и бесконтактно считывает информацию с носителя, скрытого в книге, журнале
Для сохранности документов важно правильное размещение их на стеллажах и, конечно, состояние самих стеллажей. Стеллажи и полки должны быть прочно закреплены. Во избежание выпадения документов с полок надо следить, чтобы полки находились в горизонтальном положении. Нижние полки стеллажей должны быть установлены так, чтобы расстояние до пола было не менее 15 см (во избежание намокания во время аварий и при влажной уборке помещения).
Ни в коем случае нельзя допускать перегрузки полок, когда под тяжестью документов они прогибаются и давят на стоящие ниже документы. По этой же причине нельзя класть книги на верхние обрезы стоящих книг.
Хранителям необходимо следить за тем, чтобы документы не стояли плотно, потому что их очень трудно снять с полки, не повредив. При подборе книги чаще всего берут за головку корешка и с усилием вынимают; в результате корешок отрывается.
Следует проводить санитарно-гигиенические мероприятия (проветривание, влажная уборка и т. д.). В этом же направлении профилактические мероприятия.
В каждой библиотеке должен быть план поведения в чрезвычайных ситуациях.
Правильное обращение с документами сохраняет библиотечный фонд, способствует продлению срока его службы и, соответственно, позволяет экономить финансовые средства на приобретение изданий для замены поврежденных, на ремонт и реставрацию документов в будущем.
Выполнение рекомендованных правил использования, копирования, экспонирования и транспортирования документов является недорогим, но весьма эффективным способом обеспечения длительной сохранности библиотечного фонда.
И сотрудники, и читатели обязаны аккуратно обращаться с документами: не загибать листы, не класть раскрытые документы друг на друга, не делать пометы на текстах и полях документов и др.
Библиотеки должны систематически проводить мелкий ремонт изданий (подклейка переплетов, ликвидация разрыва страниц и т.д.).